Wat is legaliseren van documenten

Legaliseren is een document geschikt maken voor gebruik in een ander land. De juiste instanties ondertekenen het document en daar zijn verschillende stappen voor nodig. De meeste landen hebben daarover afspraken.

Wat is legaliseren

Legaliseren is een document uit land A geschikt maken voor gebruik in Nederland. Bijvoorbeeld een uittreksel van de burgerlijke stand, een uitspraak van een rechtbank of een diploma. Legalisatie bewijst dat:

  • een bevoegde en deskundige instantie het document heeft afgegeven
  • de handtekening en de zegel of stempel op het document echt zijn
  • de vorm van het document juist is

Welke stappen kunnen nodig zijn bij legalisatie van documenten

Welke stappen u moet zetten om uw document te legaliseren, verschilt per land. Dit hangt af van de afspraken tussen Nederland en het land waar uw document vandaan komt. Kies het land waar uw document vandaan komt.

Wat is de volgorde

Het legaliseren van een document verloopt in een bepaalde volgorde. Land A staat voor het land waar het document vandaan komt:

Stap 1

Een daarvoor aangewezen autoriteit in land A controleert of de juiste instantie(s) in land A het document ondertekende(n). Meestal is dit het ministerie van Buitenlandse Zaken van land A. Na goedkeuring krijgt het document een stempel of sticker. Hiermee is voor Nederland duidelijk dat het document van een bevoegde instantie uit land A komt.

Stap 2

Nederland legaliseert het document, na controle, ook met een stempel of sticker. Meestal doet de Nederlandse ambassade, het consulaat of de honorair consul dit in land A.

Een aantal landen heeft afgesproken dat niet alle stappen nodig zijn. Of dat ze niet voor alle soorten documenten gelden. Een voorbeeld van zo’n afspraak is het Apostilleverdrag.

Legaliseren volgens het Apostilleverdrag

Een aantal landen doet mee aan het Apostilleverdrag, ook Nederland. Legaliseren gebeurt dan met maar 1 soort stempel of sticker: een apostille. Land A legaliseert een document met deze apostille. Er is dan verder geen legalisatie meer nodig voor dit document. Een document met deze apostille is geldig in alle landen die aan het verdrag meedoen.

Alle landen die meedoen aan het Apostilleverdrag staan op de lijst van de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht (HCCH).

Soms is legalisatie niet nodig

Legalisatie is niet nodig als met land A de afspraak geldt dat een bepaald soort document vrijstelling heeft. In een aantal gevallen kunt u uw document meteen gebruiken in Nederland.

Soms is legalisatie niet mogelijk

Als legalisatie niet mogelijk is, kan dit verschillende redenen hebben. Instanties in Nederland beoordelen en controleren dan uw document. Bijvoorbeeld de Immigratie en Naturalisatiedienst (IND) of een gemeente.